Carte professionnelle : les nouvelles obligations, par Caroline Dubuis Talayrach, avocat

La réglementation sur la délivrance des cartes professionnelles a changé ces dernières années. Les mesures les plus connues sont celles relatives à la compétence des Chambres de Commerce et d’Industrie (CCI) qui délivrent désormais les cartes et le fait que ce soit devenu payant.

Pourtant les changements sont plus importants et les professionnels vont le découvrir au fur et à mesure de l’entrée en vigueur des dernières dispositions : date de validité, procédure, délai de traitement, formation, sanctions. Le moment est venu de faire le point sur ce dossier.

Quand renouveler une carte professionnelle ?

La réponse paraît simple puisque la date de validité est indiquée sur la carte…mais cela aurait été trop simple !

En effet, en ramenant la durée de validité des cartes professionnelles de 10 ans à 3 ans, tous les professionnels n’ont pas des cartes d’une même durée de validité selon qu’elles ont été délivrées avant ou après le changement de loi. Il a donc été prévu un dispositif transitoire pour aligner les durées de cartes en circulation :

Les cartes délivrées par les préfectures entre le 1er juillet 2008 et le 30 Juin 2015 ne sont valables que jusqu’au 1^er juillet 2018 quelle que soit la date de validité qu’elles indiquent (Décret 2015-702 du 19/06/2015).

Ex : Soit une carte délivrée, par une préfecture, le 25 mai 2010 pour une durée de 10 ans.
Elle n’est pas valable jusqu’au 25 mai 2020 mais jusqu’au 1^er Juillet 2018. Le dossier de renouvellement devra être déposé plus de 2 mois avant cette date et le coût du renouvellement sera de 120 €.

Modifications de cartes

Sans rentrer dans le détail des différentes modifications, on peut retenir que les modifications du Kbis (d’extrait K pour les exploitants individuels), des informations sur la garantie financière, l’assurance en responsabilité civile et le séquestre doivent faire l’objet d’une modification de carte auprès de votre CCI.

Le coût est 50 €. Il faut donc penser à regrouper vos modifications quand c’est possible (notamment les modifications des statuts) pour optimiser les frais.

S’agissant des cartes délivrées par les préfectures, elles ne sont plus modifiables.
En effet, le numéro de carte change car les CCI délivrent un nouveau numéro pour être référencé sur le Fichier National des Professionnels de l’Immobilier. Il vaudra alors faire un dossier de renouvellement de carte pour mettre à jour les modifications.

De même, pour l’ajout ou la suppression d’une activité et bien que ce soit une modification, il peut être demandé de faire un dossier de renouvellement.

Pour résumer, une modification est une modification tant que ce n’est pas un renouvellement. Simple non ?

Enfin rappelons qu’en cas de modification des statuts, il faut d’abord faire les formalités auprès du greffe du Tribunal puis celles de la carte car on vous demandera un Kbis à jour. L’ordre est le suivant :

1. Assemblée générale extraordinaire et modifications des statuts (ou constitution)
2. Publicité légale et formalités au greffe du tribunal de commerce
3. A réception du Kbis, formalités de modifications de la carte professionnelle (ou de renouvellement si c’est un ancienne carte « préfecture ») et le cas échant dossiers de modifications des habilitations et déclarations préalables
4. A réception de la nouvelle carte, levée de l’observation figurant sur le Kbis auprès du Greffe du Tribunal de Commerce

Comment faire ?

ANTICIPER. C’est la règle d’or. On ne va pas se le cacher, la procédure de renouvellement peut être longue et fastidieuse. Ce n’est pas tant de remplir « les imprimés » que d’avoir constitué le dossier avec les bons documents et avoir fait les démarches préalables. Alors comment faire ?

1. Déterminer votre date de renouvellement (Cf ci-dessus)
2.  Vérifier sur votre Kbis :
   • Les activités : celles qui y figurent doivent être celles exercées.
     Ex : Si vous faites uniquement de la Transaction, le Kbis ne doit pas indiquer par exemple « activités : transaction et gestion ». Si c’est le cas il faut modifier le Kbis pour qu’il corresponde à la réalité de votre exercice.
     Conseil pratique : une modification des activités du kbis suffit, il n’est pas nécessaire de faire une modification de votre objet social (qui est plus onéreuse)
   • Les établissements : vérifier que toutes vos agences en activité figurent sur le Kbis. A défaut supprimer celles qui sont fermées et immatriculer celles qui sont en activité.
3. Vérifier que vous êtes à jour de l’obligation de formation
   Depuis la loi Alur, tous les collaborateurs (salariés et agents commerciaux) et le(s) titulaire(s) de la carte doivent respecter une obligation de formation. A défaut de production des attestations de formation, votre carte professionnelle ne sera pas renouvelée (Article 6 du Décret 2016-173 du 18 février 2016).
   Pour les cartes à renouveler en 2017, il doit être justifié de 14h de formation par personne et pour les cartes à renouveler en 2018 de 28h/personne. Et à partir de 2019 il faudra justifier de 42 h pour 3 ans.
   Seules seront prise en compte les formations délivrées par un organisme de formation déclaré.
   
   Ces formations concernent les domaines juridique, économique, commercial, la déontologie ainsi que les domaines techniques relatifs à la construction, l’habitation, l’urbanisme, la transition énergétique. Elles doivent avoir un lien direct avec l’activité. Au cours de trois années consécutives il devra y avoir au moins 2 heures de déontologie.Vous n’avez pas encore fait le nécessaire ? inscrivez-vous à des formations. Évidemment la tendance naturelle est de privilégier des formations commerciales.Pourtant faire une formation juridique c’est sécuriser le chiffre d’affaires de l’agence et les commissions des collaborateurs. C’est acquérir des compétences pour travailler plus efficacement et gagner en satisfaction clients.Forcément le propos est partisan et d’autant plus que j’anime des formations pour les agents immobiliers…Mais il n’en demeure pas moins vrai que connaître vos droits et vos obligations, être au courant des dernières évolutions réglementaires, vous permettra de connaître les bonnes pratiques pour protéger votre droit à commission et de rendre un service de qualité au client.

   Enfin, il y a tellement d’apriori sur le juridique, que vous n’êtes pas à l’abri d’une bonne surprise et vous ferez peut-être parti de ceux qui en sortant de réunion diront « c’était bien finalement ».

4. Établir le plan d’actions et le rétroplanning : modifications de Kbis, inscription à des formations, demander la filiation des titulaires de la carte et des collaborateurs et collationner les divers documents demandés par les CCI.
5. Déposer votre demande de renouvellement minimum 10 semaines avant la fin de validité de votre carte (le délai légal étant de 2 mois).
6. Renouveler les attestations des collaborateurs et les déclarations préalables (car la date de validité de la carte professionnelle y figure)

Sanctions

Quelles sont les sanctions si le renouvellement et les mises à jour des cartes, d’habilitations et de déclarations préalables ne sont pas faites dans les délais ?

Tout d’abord une sanction pénale au titre de l’exercice illégal de l’activité d’agent immobilier passible d’une amende de 7500 € et d’une peine de six mois d’emprisonnement.

Ainsi suite à un changement de dirigeant, un agent immobilier a été condamné à un mois d’emprisonnement avec sursis et une amende de 1000 €, pour avoir tardé à mettre à jour la carte professionnelle de la société (Cass.crim,13 juin 2012, n°11-87218).

Puis une sanction civile : la perte du droit à commission et du droit à indemnité de quelque nature que ce soit. Cf en ce sens cass.1^ère.civ.5 avril 2012, n° 11-15569 où la cour de cassation n’a pas fait droit à une demande de paiement d’honoraires au motif que le collaborateur n’avait pas d’attestation d’emploi. La décision est transposable en cas de non renouvellement ou de non mise à jour des cartes professionnelles et des attestations.

Enfin du fait de la création du Fichier National des Professionnels de l’Immobilier accessible à tous, la non-conformité des cartes et des habilitations risque d’être soulevée beaucoup plus souvent par les clients pour tenter de s’exonérer du paiement des honoraires.

Au final la procédure est certes un peu lourde car il s’agit de la mise en place des nouvelles dispositions et du transfert de compétence aux CCI. Mais cela devrait se simplifier quand chacun aura pris ses marques et que tous les professionnels seront répertoriés sur le Fichier National et ce d’autant plus que l’objectif à court terme est une complète dématérialisation.

En attendant c’est bien connu avant d’être simple c’est compliqué et je suis à votre disposition si vous souhaitez vous faire assister pour vos renouvellements, formation et mise à jour de documents loi Hoguet.

Ce qu’il faut retenir

1. Préparez à l’avance votre dossier de renouvellement de carte
2. Si votre carte a été délivrée par une préfecture après le 1^er juillet 2008 faire impérativement votre renouvellement pour le 1^er Juillet 2018 au plus tard
3. Vérifier les activités et établissements figurant sur votre kbis, ils doivent être conformes à la réalité de votre activité
4. Remplissez vos obligations de formations professionnelles
5. Déposer votre demande de renouvellement plus de deux mois avant l’échéance
6. Faites-vous assister si vous pensez ne pas avoir suffisamment de temps pour vous occuper des formalités de renouvellement ou/et de modifications.

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Après plus de 20 ans d’exercice en Cabinet d’Avocats Conseils et comme Directrice Juridique et Méthode d’une enseigne nationale de franchise en agences immobilières, Maître Caroline Dubuis-Talayrach a ouvert, son propre cabinet dédié au droit des affaires et au droit immobilier.

Sa philosophie : Conseiller – Négocier– Rédiger– Défendre.  Basée à Aix en Provence elle intervient sur toute la France.  Site internet : www.cdubuistalayrach.com  Mail : cdubuistalayrach@cdtavocat.com

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