De nouveaux outils au service des administrateurs de biens

Les avancées informatiques des deux dernières décennies ont permis aux cabinets de gérer plus efficacement leur comptabilité, d’intégrer les nombreuses évolutions de la réglementation et de développer des outils bureautiques. Les récents développements technologiques leur permettent de passer désormais, avec de faibles investissements, à l’étape suivante : une gestion technique et administrative performante des immeubles.

I/ Les besoins évoluent

•     Visualiser et partager efficacement l’information administrative et technique :

La mise à disposition d’un descriptif technique et administratif (complet et actualisé) de l’immeuble géré épargne aux collaborateurs de nombreux allers-et-retours entre les archives papiers et la base comptable pour trouver l’information pertinente. Elle génère des gains de productivité et de confort non négligeables. La qualité des services rendus aux copropriétaires en est fortement améliorée.

Ainsi, par exemple, un gestionnaire, en discussion avec un copropriétaire, peut lui répondre immédiatement, de façon plus probante et sans faire appel à sa mémoire, s’il dispose en un coup d’œil des références et de la photo de l’équipement en question, des caractéristiques du contrat de maintenance et des résolutions des dernières assemblées générales ayant statué sur ce sujet.

•     Accélérer la montée en compétence des collaborateurs et gérer les crises liées aux changements de personnel :

Le départ d’un collaborateur, s’il n’a pu être préparé à l’avance, peut provoquer de graves perturbations pour le service, mettre à rude épreuve les autres collaborateurs de l’équipe et déstabiliser la clientèle. Il est possible de limiter le trouble occasionné par ce départ en fournissant de façon organisée, au remplaçant et à l’équipe de gestion, non seulement toutes les informations sur les immeubles gérés et les dossiers en cours, mais également sur les procédures métiers utilisées par le Cabinet au quotidien. Pour être rapidement assimilées, il est impératif que ces procédures métiers soient intégrées dans l’application informatique utilisée par le collaborateur.

Indispensable pour la rapide montée en puissance des nouveaux collaborateurs, des outils informatiques efficaces et correctement renseignés contribuent également à un bon environnement de travail qui reste le meilleur moyen de fidéliser sa clientèle et ses collaborateurs.

•     Piloter la performance avec des tableaux de bord opérationnels :

Des tableaux de bord opérationnels générés automatiquement pourraient compléter utilement la vision comptable en permettant des analyses aussi variées que :

-     L’étude des temps passés par les collaborateurs sur chaque immeuble et l’analyse de la marge sur des activités incluses ou non dans la gestion courante ;
-     L’identification des bâtiments les moins rentables ;
-     L’état de conformité réglementaire immeuble par immeuble ;
-     Le récapitulatif des contrats gérés par fournisseur ;
-     Une gestion active des dates d’échéances des contrats et autres dates butoirs via des « alarmes » appropriées ;
-     …

•     Respecter la réglementation de plus en plus contraignante :

L’utilisation d’une base centralisée de données avec des masques génériques de documents paramétrables apporte de nombreux bénéfices : informations plus fiables, car traitées régulièrement et souvent, documents pouvant être révisés/complétés de façon réactive en fonction des nouveaux décrets ou de la politique commerciale du Cabinet, génération de documents à la demande…

Ainsi, en quelques clics, une assistante peut, à tout moment, générer un carnet d’entretien, la base d’un questionnaire notaire ou un livret d’accueil du copropriétaire avec l’assurance de disposer d’informations à jour.

•     Etre plus réactif aux attentes des copropriétaires :

La plupart des nouveaux logiciels sont maintenant conçus pour être interrogeables de façon sécurisée via Internet et pour pouvoir exporter ponctuellement des informations sur des ordinateurs portables ou assistants personnels.

Ainsi, un gestionnaire peut télécharger, avant une réunion de conseil syndical sur site, la totalité des informations propres à l’immeuble, effectuer les modifications pendant la réunion puis re-synchroniser à son retour au bureau.

De même, un président de conseil syndical, peut accéder à un éventail d’informations sur l’immeuble tels que : les derniers procès-verbaux d’assemblée générale et le prochain ordre du jour, les devis en cours, les diagnostics réalisés, le carnet d’entretien, les éléments de comptabilité de l’immeuble et de son propre compte… les éléments accessibles étant complètement configurables.


II/ Les évolutions techniques à la disposition des gestionnaires

Les récentes évolutions informatiques permettent dorénavant :

-     De se déplacer sur un site avec la possibilité de collecter et d’organiser rapidement une information variée sur un ordinateur portable (données, photos, vidéos, plans) ;
-     De stocker toujours plus d’informations à des coûts toujours plus faibles ;
-     De sécuriser et de cloisonner les informations afin de les protéger d’éventuelles malveillances ;
-     D’offrir une flexibilité de paramétrage aux utilisateurs, sans concours d’experts informatiques ;
-     D’offrir des interfaces ergonomiques aux utilisateurs en limitant sensiblement les formations nécessaires ;
-     D’organiser les tâches quotidiennes, à l’aide d’outils standard (agenda, messagerie, alarmes…), et de partager ainsi facilement et rapidement des données toujours plus lourdes (photos, vidéos)
-     De transporter ponctuellement l’information sur divers supports mobiles : assistants personnels, PC portables…

Ainsi, une visite sur immeuble d’une demi-journée permet la collecte organisée de 500 informations, 100 photos et 10 vidéos à l’aide d’une Tablet PC équipée du logiciel approprié.

Il est maintenant possible de stocker ces informations pour un portefeuille de 100 immeubles sur un disque dur coûtant une centaine d’euros.


III/ Une approche innovante

La société Transparens-Immo, forte de sa connaissance informatique et de ses observations du métier de l’administration de biens, a mis en place une offre adaptée à leurs. Elle met en place de nouveaux outils au service des administrateurs de biens afin de leur permettre d’optimiser leur activité.
Consciente de l’importance de l’effort requis à la mise en place de la base de données technique et administrative décrite, Transparens-Immo assure les collectes nécessaires (sur site et à partir des documents papiers).

Notre société profite des visites sur site et de l’information collectée au Cabinet pour recenser les informations nécessaires à l’établissement de documents réglementaires tels que le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels, le carnet d’entretien…

Ainsi, sans frais supplémentaire, les syndics répondent à leurs obligations et bénéficient de la collecte de la base de données.

Une base est mise à la disposition des collaborateurs. Cette dernière est remise à jour facilement par leurs soins, au fil des jours .

Les nombreux avantages liés à l’utilisation d’outils informatiques performants sont une réponse appropriée aux besoins croissants des copropriétaires, à la problématique d’organisation et d’efficacité du Cabinet et aux évolutions constantes de la réglementation et de la concurrence toujours plus vives dans le domaine de l’administration de biens.

Laurent Bignier
Président
Transparens-Immo S.A.S.
www.transparens-immo.com
lbignier@transparens-immo.com