Standardiste/Assistant(e) de copropriété CDI 39h

En collaboration avec une équipe Syndic de 3 autres personnes, les principales tâches à réaliser seront les suivantes

– Accueil physique et téléphonique de la clientèle, renseignement des clients sur le maximum de demandes (y compris renseignement sur annonces de location) : Maitriser un standard, les connaissances de bases de l’ADB,…
– Mise en forme, élaboration mise sous plis, expédition des convocations des AG, des PV, des appels de fonds et des courriers (y compris en LRE) : maitriser les règles de majorités, les délais, le formalisme, …
– Ouverture ou mise sous plis et numérisation du courrier entrant et sortant.
– Traitement et dispatch des mails, courriers, notes aux occupants, communications diverses… : Maitriser, l’Orthographe, le traitement de texte, la suite Office
– Organisation des AG au bureau ou à l’extérieur, réservation des salles, préparation des déplacements, facturation des frais et des prestations.
– Exploitation des PV et application des décisions d’AG, Folioter les PV.
– Immatriculations et mise à jour des données du registre d’immatriculations des copropriétés.
– Gestion de la maintenance des immeubles sous les directives du gestionnaire : gestion des ordres de service, des contrats, analyse des devis et consultations, des commandes, des factures,….
– Gestion de l’espace clients extranet et de la GED
– Gestion des clés et des contrôles d’accès et imputation des frais aux destinataires ainsi que des commandes de plaques et modifications interphones.
– Constitution, tenue à jour, classement et archivages des dossiers.
– Participation aux Assemblées Générales et réunions importantes
– Assistanat de direction

Dans notre régie, deux collaboratrices rentrées comme assistantes il y a respectivement 10 ans et 5 ans sont aujourd’hui gestionnaires et associées…

De préférence formation et expérience mais on sait aussi donner leurs chances à des débutants qui le méritent.