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En gérant votre agenda en ligne, vous économisez sur les tâches de secrétariat et augmentez le taux de conversion des prospects.
Les prises de rendez-vous et les réservations en ligne sont certainement un des usages Internet qui ont connu un grand succès, renforcé par la crise sanitaire. Qu’en est-il du secteur de l’immobilier ? Les rendez-vous sont en effet au coeur de la pratique quotidienne de la profession et, selon la startup Agendize, 40 % d’entre eux sont pris en dehors des heures d’ouverture, ce qui pourrait bien inciter les agences à l’adopter. Mais la réalité est complexe car une prise de rendez-vous à l’agence avec un vendeur est bien différente de l’organisation d’une visite sur place avec un acheteur.
Ceci constitue probablement un frein à l’adoption de cette innovation qui pourtant répond à une demande forte des clients. Beaucoup d’agents immobiliers souhaitent maîtriser leur agenda et ceux des négociateurs, filtrer et qualifier les contacts avant de prendre un rendez-vous.
PBA – Property Business Accelerator a interrogé une cinquantaine d’agences : plus de la moitié ne voient pas d’intérêt à la prise de rendez-vous en ligne, environ 20 % songent à la proposer et autant déclarent l’avoir déjà mise en place. Du côté des réseaux, seulement Laforêt Immobilier et Guy Hoquet proposent une solution à leurs franchisés. Elle est déployée sur tout le réseau Laforêt et dans quelques agences chez Guy Hoquet. D’autres grands réseaux la testent. Les réseaux de mandataires, eux, considèrent que ce type de prestation est peu adapté à l’indépendance de leurs membres qui refusent de partager leurs agendas.
Selon Alexis Chauffert-Yvart, CEO de la start-up Flatsy qui propose des agents de visites avec de la prise de rendez-vous en ligne, le gain de productivité serait de 50 % sur les tâches de secrétariat liées aux prises de rendez-vous pour les visites de biens en location. La start-up estime qu’avec plus de 100 000 visites réalisées sur trois ans, l’outil est incontournable pour tout bon gestionnaire.
Parmi les prestataires identifiés, notons Agendize, une société française présente dans vingt-cinq pays et qui travaille pour de grands comptes dans de nombreux secteurs, dont l’immobilier ; Assistant. immo, dont les clients sont des agences indépendantes et qui propose un système de qualification automatique à partir des portails, associée à une prise de rendez-vous en ligne ; Timify, une société allemande présente en France et qui offre une solution spécifique pour l’immobilier ; Egide Informatique, éditeur de logiciels immobiliers, intègre la prise de rendez-vous en ligne à partir de son CRM. Les acteurs comme Calendly, très utilisé dans le B2B, pourraient également s’adapter aux prises de rendez-vous dans l’immobilier avec des fonctionnalités très avancées. Enfin, la solution SaaS de Flatsy permet de préqualifier les demandes par typologie de biens, de regrouper les rendez-vous et d’optimiser les temps de trajets.
«2 000 RENDEZ-VOUS PAR MOIS EN MOYENNE »
«Nous enregistrons en moyenne 2 000 rendez-vous par mois. Nous avons accéléré le processus de conversion de clients potentiels “web to store“ et nos agences ont accru leur capacité à qualifi er des contacts et à confirmer des rendez-vous.» Jean-Philippe Dauviau, directeur des opérations du réseau Laforêt
La clé du succès de l’outil consiste à synchroniser l’agenda du collaborateur ou de l’agence. Des connecteurs existent avec Google, Office 365 ou Exchange qui permettent de bloquer les périodes déjà occupées dans l’agenda. Grâce à une configuration simple, l’agence peut poser des questions préliminaires à l’utilisateur pour qu’elle puisse ensuite requalifier éventuellement le rendez-vous pris par l’utilisateur. Puis, un lien est généré par typologie de rendez-vous et peut être inséré sur un site Internet, dans un mail ou une annonce. L’utilisateur, de son côté, peut sélectionner dans le calendrier la plage qui lui convient et répond aux questions posées. Le rendez-vous pris est alors importé dans l’agenda du collaborateur de l’agence, des mails de confirmation et de rappels sont automatiquement envoyés tant à l’agence qu’à l’utilisateur, ce qui permet de réduire le taux d’annulations.
Calendly propose une version gratuite pour tester la solution ainsi qu’une version pro à 12 euros par mois permettant la confirmation des rendez-vous par SMS. La version de Timify, assez complète, coûte 25 euros par mois et l’abonnement mensuel à Flatsy revient à 99 euros.
Eric Calosci, Hervé Parent et Jérome Revy – Property Business Accelerator (PBA)
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