Demander un dossier complet avant même d’organiser une visite est devenu une pratique courante dans de nombreuses agences immobilières, notamment dans les zones où la demande locative est particulièrement forte. On peut le comprendre : certains visites de biens s’apparentent parfois à des sorties du dimanche voire à des visites touristiques « par curiosité » qui donnent le sentiment aux professionnels de perdre du temps. Pourtant, cette pratique ne correspond pas aux règles rappelées par la CNIL.
Dans une publication consacrée aux justificatifs pouvant être demandés dans le cadre d’une location, l’autorité rappelle que le traitement des données personnelles doit respecter le principe de minimisation posé par le RGPD : seules les informations strictement nécessaires peuvent être collectées à chaque étape du parcours du candidat.
Autrement dit, la constitution d’un dossier locatif ne commence pas dès la prise de rendez-vous.
Avant la visite : seules les informations nécessaires à son organisation peuvent être collectées
La CNIL distingue clairement la phase de recherche d’un logement de celle du dépôt d’un dossier de candidature.
Avant la visite, une agence immobilière peut recueillir uniquement les informations utiles à son organisation, à savoir :
- l’identité du candidat ;
- ses coordonnées (adresse électronique et/ou numéro de téléphone) ;
- ses critères de recherche (localisation, type de bien, surface, budget, etc.).
En revanche, la CNIL rappelle que les agences immobilières et les bailleurs ne devraient pas conditionner la visite d’un logement à la transmission préalable de justificatifs, notamment financiers.
Concrètement, il n’est donc pas justifié d’exiger, avant une visite, des bulletins de salaire, un avis d’imposition, un contrat de travail ou tout autre document destiné à apprécier la solvabilité du candidat. En revanche, rien n’empêche le professionnel d’informer le candidat, dès cette première prise de contact, des pièces qui lui seront demandées s’il souhaite déposer un dossier à l’issue de la visite.
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Après la visite : un dossier encadré par le décret de 2015
Une fois le candidat intéressé par le logement, le bailleur ou son mandataire peut constituer un dossier de location. Les justificatifs susceptibles d’être demandés sont alors strictement encadrés par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, qui fixe une liste limitative de documents.
Les pièces peuvent concerner quatre catégories d’informations :
L’identité
Le bailleur peut demander une pièce d’identité en cours de validité, par exemple :
- une carte nationale d’identité ;
- un passeport ;
- un permis de conduire ;
- un titre de séjour.
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Le domicile
Parmi les justificatifs autorisés figurent notamment :
- les trois dernières quittances de loyer ;
- une attestation du précédent bailleur indiquant que le locataire est à jour de ses loyers ;
- une attestation d’hébergement ;
- un titre de propriété ou un avis de taxe foncière pour les propriétaires.
La situation professionnelle
Selon la situation du candidat, il est notamment possible de demander :
- un contrat de travail ;
- une attestation de l’employeur ;
- un extrait K ou Kbis ;
- une carte professionnelle ;
- un certificat d’identification de l’Insee ;
- tout document permettant de justifier de l’activité professionnelle.
Les ressources
Le bailleur peut notamment demander :
- les trois derniers bulletins de salaire ;
- le ou les derniers avis d’imposition ;
- les justificatifs de versement des pensions, retraites ou prestations sociales ;
- les bilans comptables pour certains travailleurs indépendants ;
- les justificatifs de revenus fonciers ou de revenus de capitaux mobiliers lorsqu’ils sont pris en compte dans l’analyse de la solvabilité.
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Une liste limitative
À l’inverse, certains documents ne peuvent jamais être exigés dans le cadre d’une location. Sont notamment exclus :
- un relevé de compte bancaire ;
- une copie de la carte Vitale ;
- un extrait de casier judiciaire ;
- un livret de famille ;
- un contrat de mariage ;
- un jugement de divorce ;
- une autorisation de prélèvement bancaire.
La liste fixée par le décret étant limitative, tout document qui n’y figure pas ne peut pas être demandé au candidat.
Plus qu’une liste de documents, un principe à respecter
Au-delà du rappel des justificatifs autorisés, la CNIL insiste surtout sur le principe de minimisation des données.
Autrement dit, les professionnels ne doivent collecter que les informations nécessaires à l’objectif poursuivi, au moment où elles deviennent utiles. Ce principe explique notamment pourquoi les justificatifs de solvabilité n’ont vocation à être demandés qu’au stade du dépôt du dossier, et non lors de la simple prise de rendez-vous pour une visite.
L’autorité rappelle également que les données personnelles collectées dans le cadre d’une candidature locative doivent être protégées par des mesures de sécurité adaptées et faire l’objet d’une gestion conforme aux exigences du RGPD.
Des pratiques appelées à évoluer
Dans les secteurs où le marché locatif est particulièrement tendu, la demande systématique d’un dossier complet avant toute visite s’est progressivement imposée comme un réflexe pour de nombreux professionnels.
Le rappel effectué par la CNIL invite toutefois à distinguer deux étapes qui sont souvent confondues : l’organisation d’une visite et l’examen de la solvabilité d’un candidat.
Pour les agences immobilières, l’enjeu consiste désormais à concilier efficacité commerciale et conformité réglementaire, en veillant à ne collecter que les données strictement nécessaires à chaque étape du parcours locatif.
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À retenir : les pièces justificatives pour une location
Avant la visite, l’agence peut demander :
- l’identité du candidat ;
- ses coordonnées ;
- ses critères de recherche.
Après la visite, lors du dépôt du dossier :
- une pièce d’identité ;
- un justificatif de domicile ;
- un ou plusieurs justificatifs d’activité professionnelle ;
- un ou plusieurs justificatifs de ressources.
Documents interdits :
- relevé bancaire ;
- carte Vitale ;
- casier judiciaire ;
- livret de famille ;
- contrat de mariage ;
- jugement de divorce ;
- autorisation de prélèvement bancaire.
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Source : Location d’un bien immobilier : quels justificatifs peut-on demander aux candidats ? cnil.fr