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Gestion locative : la prévention et la gestion des sinistres, par Me. Cyrille Durand-Fontanel, avocat au barreau de Paris.

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La gestion des sinistres est souvent le quotidien d’une agence de gestion locative. Les inondations et les coulées de boue survenues entre le 28 mai et le 5 juin dernier ont donné lieu à la reconnaissance de l’état de catastrophe naturelle d’au moins 812 communes de 19 départements. Ces sinistres, souvent majeurs, ont donné lieu à de très nombreuses déclarations de sinistres et autant de suivis de dossiers qui se prolongent parfois.

photo : gestion des sinistres

Nous avons sollicité les conseils de Maitre Cyrille Durand-Fontanel, spécialisé en matière de contrats et prévention des risques. Il nous fait part de ses conseils, nous rappelle ou nous suggère de bonnes pratiques pour la prévention et le traitement des sinistres qui touchent les biens d’habitation en location.

Les cas possibles de dommages à un logement sont multiples : dégât des eaux (instantané ou étalé dans le temps entre la cause et l’apparition du dommage), cambriolage, incendie, bris de vitre dû à une tempête, dommage dû à la foudre ou à un mauvais entretien … (par commodité ils seront ci-après appelés « sinistres », conformément à la terminologie des assureurs).

Aujourd’hui, le parc locatif apparaît vieillissant et la fréquence des sinistres reste à un niveau élevé ce qui alourdit un peu plus le travail des agences immobilières spécialisées en gestion locative (ci-après « agence »).

La Fédération Française des Sociétés d’Assurance (*) indiquait que près de 4 millions de sinistres sont déclarés chaque année pour l’habitation (soit plus de 15 000 déclarations par jour ouvré, pour un coût moyen de 1 600 € par sinistre, mais la facture peut vite augmenter ; en 2011, 3 200 incendies ont vu leur coût moyen atteindre 250 000 € et plus de 60 dégâts des eaux ont vu leur coût moyen s’établir à 155 000 €). Pour 2014, le rapport annuel de la FFSA annonçait des chiffres légèrement en baisse pour la fréquence, tous sinistres d’habitation confondus, et un premier léger recul pour les cambriolages après des années d’augmentation.

Avec les sinistres en grand nombre de ces dernières semaines à la suite de pluies fortes ou prolongées dans de multiples départements de France, il nous a paru utile de faire un point sur les bonnes pratiques de la prévention et du traitement des sinistres qui touchent les biens d’habitation. Ces bonnes pratiques s’inscrivent dans une politique plus large de services de qualité que l’agence peut offrir tant au propriétaire qu’au locataire d’un bien d’habitation non-professionnelle. Il s’agit ici indifféremment de bail d’habitation non-meublé ou meublé (sauf lorsqu’il en serait autrement précisé).

Dans un souci de bonne gestion du logement et des éventuels sinistres, l’agence aura intérêt à mener des actions :

  • préventives préalables à la location (publication le 20.07 et newsletter du 22.07.2016) ;
  • préventives au cours de la location (publication le 12.09 et newsletter du 16.09.2016) ;
  • curatives une fois un sinistre survenu (dates à venir) ;
  • liées au départ du locataire (dates à venir).

Dans cette 1ère partie nous exposerons les actions préventives préalables à la location pour la bonne gestion du bien et des éventuels futurs sinistres :

Bien connaître le client propriétaire du bien

  • Demander et obtenir l’attestation d’assurance du copropriétaire non-occupant, les coordonnées de son courtier ou de son agent d’assurance. Rappelons en effet que depuis la loi de Mme Duflot désormais entrée en vigueur (cf. art. 58 de la loi dite « ALUR » du 24 mars 2014), un copropriétaire non-occupant d’un bien donné en location d’habitation doit être titulaire d’une police d’assurance habitation non-occupant.
    • Le propriétaire dont l’immeuble n’est pas soumis au statut de la copropriété n’est pas tenu de s’assurer ;
  • Demander et obtenir l’attestation et/ou la police d’assurance responsabilité civile de la copropriété, les coordonnées de son courtier ou de son agent d’assurance, lorsque l’immeuble est soumis au statut de la copropriété.

Bien connaître le bien à louer

Pour cela, il convient de s’assurer que le logement est « sans risques manifestes pouvant porter atteinte à la sécurité physique ou à la santé, … » et « décent » (conformément à l’article 6 de la loi modifiée de 1989 et au décret n°2002-120 du 30 janvier 2002) et de dresser avec le propriétaire un état des lieux détaillé.

  • l’état de tous les joints (pour prévenir les inondations et fuites graduelles) : des points d’eau, qui sont la source de tant de dégâts des eaux, et notamment : les siphons, col de cygne des robinetteries ; silicone autour du bac de douche, de la baignoire et de l’évier, également les joints des vasistas et des fenêtres ;
  • les équipements reliés au circuit d’eau tels que : le système de climatisation, un « frigo US » (avec « ice maker »). Les sinistres se multiplient du fait du mauvais entretien de ces équipements branchés sur le circuit d’eau ;
  • l’état de tous les autres joints d’un logement, dont le carrelage ;
  • l’état des tuyauteries et leur accessibilité ;
  • l’état du système électrique : tableau électrique, prise différentielle et prise reliée au disjoncteur ;
  • l’entretien périodique, de :

– la chaudière à gaz (obligation légale d’entretien annuel) ;
– la cheminée à ramoner :  a-t-elle été ramonée récemment (N.B. tout conduit doit être ramoné 2 fois par an, dont une fois pendant la période de chauffe. Les modalités du ramonage à effectuer sont définies par un arrêté préfectoral inclus  dans « le règlement sanitaire départemental » de la commune concernée).

  • la présence obligatoire de détecteur de fumée  ;
  • la qualité de la porte d’entrée et autres ouvertures vers l’extérieur (en conformité avec les conditions stipulées dans le contrat d’assurance du propriétaire puis du locataire) : les gonds, fermetures 3 points ou 5 points (pour prévenir les cambriolages), etc. ;
  • l’état des sols, parquet, plafonds, portes, peintures, etc. ;
  • etc.

Rappelons que le décret du 30 janvier 2002 (cf. articles 2 et 3 qui se présentent sous la forme d’une quasi check-list aisée d’utilisation) impose spécifiquement la vérification de 12 composantes essentielles du logement, et notamment :

  • « Les réseaux et branchements d’électricité et de gaz et les équipements de chauffage et de production d’eau chaude sont conformes aux normes de sécurité définies par les lois et règlements et sont en bon état d’usage et de fonctionnement » ;
  • un bon état et un bon entretien de ses composantes (ex. : matériaux de construction, des canalisations et des revêtements du logement) et ses dépendances conformes à la législation et/ou à leur usage, et particulièrement des dispositifs de retenue des personnes (garde-corps des fenêtres, escaliers, loggias et balcons) ;
  • « les dispositifs d’ouverture et de ventilation des logements doivent permettre un renouvellement de l’air adapté aux besoins d’une occupation normale du logement et au fonctionnement des équipements ;
  • Le logement comporte les éléments d’équipement nécessaires dont : « (3) des installations d’évacuation des eaux ménagères ou usées et des eaux-vannes empêchant le refoulement des odeurs et des effluents et munies de siphon », y compris (4) pour la cuisine ou un coin cuisine aménagé ;

L’agence doit s’assurer de cela auprès du propriétaire.

Dans le cadre de son devoir de conseil, il est bon pour une agence d’avoir un œil exercé pour, par exemples :

  • repérer la colonne en fonte d’évacuation des eaux usées susceptible de se casser (cela est fréquent) ;
  • s’assurer que chaque tuyau est accessible, conformément à l’exigence de la réglementation en vigueur (le cas échéant, les caches ou coffrages doivent être facilement démontables afin d’en permettre l’accès adéquate).

Le bailleur fourni et annexe au contrat le dossier de diagnostic technique (DDT *) qui comprend déjà :

  • le diagnostic de performance énergétique,
  • le constat de risque d’exposition au plomb,
  • le rapport sur la présence de métaux ou d’amiante

(* toujours à la charge du bailleur, ce DDT va être complété par « un état de l’installation intérieure d’électricité et de gaz » d’ici le 26 mars 2020, cf. art. 3.3 loi 1989 modifiée).

Un état des lieux anticipé avec le propriétaire permet, le cas échéant, de lui demander de :

  • faire les éventuels travaux de mise aux normes, d’entretien, de réparation (bénéfice : le client propriétaire constate votre professionnalisme et le locataire à venir n’en sera que plus satisfait et le risque de sinistre réduit) ou ;
  • en complément des obligations légales, de faire établir un diagnostic de l’état de tel ou tel équipement ou partie du logement eu égard à la législation ou aux normes techniques applicables.

Evidemment, plus le bien est en bon état et entretenu par son propriétaire -et de la même manière les éventuelles parties communes et les autres logements mitoyens -, plus le risque de sinistre avec une cause intrinsèque est réduit.

Mais actuellement les propriétaires se sentent sous pression et considèrent que le rendement locatif baisse. Ce faisant, les propriétaires sont parfois peu enclins à investir dans des travaux d’entretien en plus des normes qui évoluent et imposent des travaux supplémentaires (ex. pour le 31 mars 2017 les immeubles collectifs pourvus d’un chauffage collectif les plus énergivores ou le 31 décembre 2017 ou encore le 31 décembre 2019 pour les moins énergivores, doit être mise en place une installation qui permette de : 1° déterminer la quantité de chaleur utilisée par chaque logement ou local à usage privatif et 2° individualiser les frais de chauffage collectif de ces immeubles, en application de l’article 26 de la loi sur la transition énergétique du 17 aout 2015 et du décret du 30 mai 2016, sauf s’il est « techniquement impossible de mesurer la chaleur consommée par chaque local … (et) de moduler la chaleur fournie par le chauffage collectif » ou si cela « entraînerait un coût excessif résultant de la nécessité de modifier l’ensemble de l’installation de chauffage »).

Il convient d’être tout autant prévenant ou vigilent à l’égard d’un locataire.

Bien connaître le locataire retenu dans le respect du cadre donné par la loi

Conformément à des critères préalablement et objectivement définis, naturellement sans discrimination subjective, et dans la limite et le respect de la loi :

Avant la signature du bail et son entrée dans le logement :

Les pièces à obtenir du candidat à la location (cf. décret n°2015-1437 du 5 novembre 2015 qui envisage tous les cas possibles de documents à obtenir, y compris pour la caution éventuelle) :

  • sur son identité :

pièce d’identité et titre de séjour (le cas échéant), le livret de famille (le cas échéant), relevé d’identité bancaire;

  • sur ses revenus :

contrat de travail ou attestation de l’employeur + 3 dernières fiches de paie (pour la solvabilité) ou dernier bilan pour les professions libérales, dernier avis d’imposition sur le revenu ;

  • sur sa qualité antérieure de locataire ou de propriétaire occupant :

3 dernières quittances de loyers du précédent logement du locataire s’il était déjà locataire, taxe d’habitation ou quittance EDF, et/ou taxe foncière si est ou était propriétaire de son précédent logement.

A la signature du bail ou au plus tard à la remise des clefs : les pièces à obtenir du locataire :

  • 1 chèque ou un virement bancaire du montant du dépôt de garantie, plus le ou les 2 premiers loyers mensuels (N.B. 1 chèque de banque ou un virement bancaire annihilerait le risque d’impayé à ce stade) ;
  • en fonction des circonstances, la caution bancaire et/ou la caution solidaire d’un tiers, selon des conditions préalablement convenues et reprises dans le contrat tripartite de caution ;
  • l’attestation d’assurance avec comme date d’entrée en vigueur celle de la prise d’effet de la location :
  • il serait judicieux d’aller plus loin que la seule réception de l’attestation d’assurance du bien loué, et de vérifier en plus l’adéquation du contrat souscrit, et notamment l’adéquation des conditions particulières (contractées par le locataire) avec les caractéristiques des portes (ex. : 3 ou 5 points, porte ‘’blindée’’, etc.) d’entrée et de la cave, etc. En effet, car en cas de déclaration erronée du locataire-assuré, l’assureur sera en droit de refuser sa garantie et en conséquence les éventuels dommages causés au logement (bris de porte et/ou de vitres, de serrure, saccage possible) ne seront pas couverts par l’assurance et resteront à la charge du locataire, solvable ou pas. Dans un tel cas, les réparations qui s’imposent peuvent alors s’éterniser faute d’expertise d’assurance pour commencer. Donc vérifier l’adéquation du contrat d’assurance et spécifiquement ses conditions particulières avec les caractéristiques du logement devrait être fait systématiquement lors de la signature du bail et en tout cas avant la remise des clefs au locataire.

Rappelons qu’aujourd’hui, plusieurs acteurs autour d’un même logement en location doivent être titulaires d’un contrat d’assurance :

  • Le locataire ;
  • Le bailleur-copropriétaire non-occupant d’un bien en location (depuis la loi ALUR cf. infra), le cas échéant ;
  • Les voisins mitoyens notamment (qu’ils soient propriétaires occupants ou locataires), le cas échéant ;
  • La copropriété, le cas échéant.

Il va de l’intérêt du bailleur et du locataire que toutes ces personnes soient titulaires des  contrats d’assurance correspondant à chacun de leur statut et aux caractéristiques des parties et des biens concernés .

Il est de l’intérêt du bailleur que l’agence vérifie que toutes les parties soumises à cette obligation d’assurance soient effectivement titulaires d’un contrat d’assurance ad hoc. Chose qui est rarement faite (à l’exception du contrôle annuel de l’existence de l’assurance du locataire qui est en général pratiqué par la profession). Tout d’abord le syndicat des copropriétaires, dans son intérêt bien compris, devrait être chargé de la collecte de ces différents contrats d’assurance ou attestations auprès des copropriétaires. Charge à chacun des copropriétaires d’être titulaire du contrat d’assurance correspondant à son statut (occupant ou non-occupant), et le cas échéant, de collecter l’attestation de contrat de son locataire. Le syndicat de la copropriété devrait pouvoir adresser au copropriétaire et/ou à l’agence une attestation que tous les copropriétaires et les locataires mitoyens sont individuellement détenteurs du contrat d’assurance qu’il convient (mais cette suggestion collective préventive n’est guère réalisée en pratique et n’a finalement  pas été retenue par la loi ALUR).

Le quotidien du professionnel de l’immobilier est tel qu’il n’est pas possible d’établir et d’entretenir des relations suivies avec de multiples représentants des assurances, d’autant que ces contacts sont épisodiques, au gré des sinistres et du choix individuel de chaque locataire ou propriétaire non-occupant.

Raison de plus, pour une agence locative de bien connaître le propriétaire, le logement (sans risques manifestes et décents) et le locataire retenu afin d’avoir un dossier prêt pour réduire les risques de sinistre interne et faire face efficacement à un éventuel sinistre.

Prochaine publication : « les actions préventives de l’agence au cours de la location contre les éventuels sinistres ».

.

* La FFSA, « Fédération Française des Sociétés d’Assurances », était un syndicat professionnel créé en 1937 qui regroupait 229 entreprises représentant 90 % du marché français de l’assurance et près de 100 % de l’activité internationale des entreprises de ce marché.

La FFSA a fusionné avec le Groupement des mutuelles d’assurances le 1er juillet 2016. Ces 2 organisations sont désormais réunies au sein de la « Fédération Française de l’Assurance » (FFA). La FFA représente 280 entreprises, soit 99% du marché de l’assurance en France (cf. http://www.ffa-assurance.fr).

 

 

 

 

 

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