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« Tenue des registres obligatoires : de la règle à la pratique », Anne-Claude Poncet Responsable juridique immobilier chez MODELO

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Une bonne tenue des registres est essentielle pour l’agent immobilier. En effet, l’enregistrement régulier du mandat conditionne sa validité, au moins pour l’activité transactions. Dans un domaine où un certain flou existe, l’occasion de rappeler les bonnes pratiques à adopter, aussi bien quant au nombre de registres à tenir qu’aux actes à enregistrer.

photo : Businessman using a computer to document management concept, onl

Quel registre pour quel mandat ?

L’activité « Transactions »

Pour l’activité Transactions, l’agent immobilier tient un registre des mandats. Il tient également un registre-répertoire, sauf s’il déclare ne pas recevoir de fonds.

Le registre des mandats est unique : à une carte professionnelle correspond un seul registre, même si l’agence dispose de plusieurs succursales. Tous les mandats de l’activité Transaction y sont enregistrés : vente, recherche, location. Cette règle est essentielle. Le fait de tenir deux registres distincts (un pour les mandats de vente, un pour les mandats de recherche par exemple) a été sanctionné par la Cour de cassation : l’erreur d’enregistrement entraîne la nullité du mandat, donc la perte de toute rémunération ou indemnisation.

Pour le registre-répertoire, reflet du compte séquestre, la règle est différente : l’agent immobilier tient un registre-répertoire réunissant l’ensemble des opérations correspondant à la carte professionnelle, et un Registre-répertoire particulier à chaque établissement, succursale, agence ou bureau pour les versements ou remises effectués auprès de ces points de vente.

L’activité « Gestion »

L’administrateur de biens tient un seul registre : le registre des mandats, dont le modèle diffère de celui imposé pour la Transactions. Ce registre est unique, même si l’entreprise comporte plusieurs établissements. L’agence y consigne les mandats de gestion, bien entendu, mais également les mandats de location établis pour un bien sur lequel l’agence détient déjà un mandat de gestion. En effet, la location ou la sous-location d’immeubles est considérée comme relevant de l’activité de gestion lorsqu’elle constitue l’accessoire d’un mandat de gestion.

Dès lors que le mandat de gestion donne pouvoir de louer (ou relouer) le bien, et définit les honoraires de location, signer un mandat de location est inutile d’un strict point de vue juridique, mais peut permettre, par exemple, d’acter l’accord du bailleur sur le montant du loyer de relocation.

L’activité « Syndic »

La loi ALUR a dissocié l’activité de syndic de la gestion immobilière, donnant naissance à une troisième mention sur la carte professionnelle. L’article 65 du décret de 1972 dispose depuis : « le titulaire de la carte professionnelle portant la mention “ Gestion immobilière ” ou “ Syndic de copropriété doit tenir, sous sa responsabilité, un registre des mandats ». Faut-il comprendre qu’un registre distinct doit être tenu pour chacune de ces activités ?

A ce jour, le modèle de registre défini pour la Gestion est adapté à l’activité de syndic car il a été établi avant la dissociation opérée en 2014. Cependant, chaque activité étant spécifique et nécessitant une garantie financière distincte, il semblerait conforme à l’esprit de la réglementation de disposer d’un registre pour la Gestion immobilière, et d’un pour l’activité de Syndic. Lever cette incertitude serait bienvenu, sachant que la Cour de cassation ne sanctionne pas par la nullité le défaut d’enregistrement du contrat de syndic.

Quels actes enregistrer ?

Le mandat… sauf pour le syndic

Le mandat, quel que soit son type, doit être enregistré : vente, location, recherche de bien, gestion. Pour l’activité de syndic, majoritairement, les professionnels enregistrent la délibération qui les nomme. Cette pratique a été confirmée par la Cour de cassation, avant la loi ALUR. Depuis le 1er juillet 2015, l’utilisation du contrat type de syndic est obligatoire. Or, ce modèle officiel ne comporte pas de champ permettant d’apposer un numéro au contrat. En application de l’article 65 du décret de 1972, c’est donc la décision qui confie au titulaire du registre des mandats la gestion d’un syndicat de copropriétaires, d’une société ou d’une association qui continue à être mentionnée à sa date sur le registre.

L’avenant au mandat ?

La question de l’enregistrement des avenants au mandat est un serpent de mer. Pour prévenir tout litige, certains prennent la précaution de les enregistrer. A ce jour, la jurisprudence ne l’a pas imposé. Si l’on se réfère à l’article 73 du décret de 1972, l’agent immobilier ne peut prétendre à rémunération que s’il détient un mandat précisant les conditions de sa rémunération, ainsi que la partie qui en a la charge. L’avenant s’inscrit dans le cadre d’une relation contractuelle préexistante, et vient modifier un mandat préalablement enregistré.  A supposer qu’un avenant non enregistré encoure la nullité, il n’en demeure pas moins que l’agent immobilier pourra présenter le mandat pour justifier de son droit à honoraires. L’article 75 du même décret dispose, en complément, que si le mandat prévoit une rémunération forfaitaire, celle-ci peut être modifiée lorsque le prix de vente retenu par l’engagement des parties est différent de celui du mandat. Le droit de la consommation enjoint à l’agent immobilier de respecter son barème d’honoraires. Ainsi, en cas de négociation du prix de vente, la rémunération indiquée au contrat préparatoire à la vente, ou au bail, sera utilement définie en application dudit barème.

En conclusion, enregistrer un avenant au mandat n’apparaît pas nécessaire, dès lors que la partie qui a la charge des honoraires est bien identique dans le mandat et dans le compromis. Or, le basculement des honoraires étant potentiellement une pratique commerciale trompeuse, on ne devrait pas la rencontrer.

Il est de bon usage, cependant, d’identifier, dans l’avenant, le numéro du mandat qu’il vient modifier et de signaler les avenants dans la colonne « observations » du registre, sur la ligne correspondant au mandat.

La délégation de mandat

La délégation de mandat est la convention conclue entre le professionnel détenant un mandat, et une agence immobilière délégataire, chargée d’exécuter tout ou partie de la mission confiée au délégant. Elle doit être enregistrée dans le registre des mandats tenu par le délégataire. De son côté, le délégant prendra la précaution de mentionner l’existence de la délégation dans la colonne observations du registre des mandats.

A noter : la jurisprudence considère que l’accord commercial entre professionnels, corollaire de la délégation, ne nécessite pas d’enregistrement.  Cependant, étendre une telle pratique à la délégation elle-même heurterait le droit de la consommation et la loi Hoguet, notamment.

Les bonnes pratiques de l’enregistrement

Les mandats sont enregistrés par ordre chronologique. L’on peut préférer débuter la numérotation à 101 ou 1001. Attention toutefois à ne pas rompre la chronologie : il ne serait pas conforme à la réglementation d’utiliser l’année comme numéro d’enregistrement, par exemple et de numéroter le premier mandat de l’année sur un format 2021-1, puis passer à 2022-1 au 1er janvier de l’année suivante.

Le numéro d’inscription au registre est impérativement reporté sur l’exemplaire du mandat qui reste en la possession du mandant. Dans le cadre d’une signature manuscrite, il est habituel d’indiquer le numéro de mandat sur tous les originaux. Lorsque le mandat est signé de façon électronique, le numéro d’enregistrement est porté au mandat avant son envoi en signature. Au regard de la règlementation eIDAS, un document signé électroniquement ne doit pas pouvoir être modifié, ce qui garantit sa sécurité et sa fiabilité. L’agence peut prendre la précaution de signer le mandat le jour où elle initie la signature électronique, afin d’éviter toute distorsion dans la chronologie. Rien ne s’oppose en effet, à ce que le mandataire signe en premier lieu. Une telle pratique pourrait se généraliser.

Lorsque le mandat est signé électroniquement, il ne prévoit pas de champ permettant d’indiquer la date. Celle-ci sera établie par la signature électronique, au moyen du fichier de preuves. La sécurité juridique attachée au mandat est ainsi renforcée : sa date de formation est établie avec certitude et sans possibilité d’erreur.

Si le mandat n’est pas signé par les 2 parties, il ne se forme pas : la procédure technique du « clos sans suite » permet d’indiquer dans le registre électronique la situation de ce mandat. Il est tout à fait possible de mentionner cette information dans la colonne « Observations », également, l’important étant de pouvoir justifier, en cas de contrôle, de l’inexistence de ce mandat. Enfin, si le mandant venait à se rétracter, dans le cadre d’un mandat hors établissement, il est utile, de l’indiquer dans la même colonne. La rétractation emporte en effet caducité du mandat (et non son anéantissement rétroactif), aux termes de l’article L. 221-27 du Code de la consommation.

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Vos réactions

  • Par Rémy NERRIERE, il y a 12 jours

    La JP considère que le contrat de délégation n’est pas soumis à la loi Hoguet et ne comporte ainsi pas les clauses obligatoires du mandat. Il n’y a pas lieu de l’inscrire au registre. On ne distingue pas en effet le contrat de délégation et l’accord commercial (?) dont vous parlez. Avez vous d’autres sources ?

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