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« Les incontournables du management dans l’immobilier : L’organisation de la prospection », Antoine Mesnard

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La prospection est la tâche la plus ardue du métier de négociateur, mais aussi la méthode la plus efficace pour entrer des mandats. Secteurs dédiés, nombre de boites aux lettres, régularité, retour de prospection … Antoine Menard vous dit tout pour organiser au mieux la prospection de votre équipe.

photo : Woman entering code on the building entrance

Ah la prospection … vaste sujet qui alimente tellement de débats et de discussions au sein des agences immobilière ou des réseaux de mandataires. Pour certains, c’est la tâche la plus ardue du métier de négociateur et ne sert à rien, pour d’autres elle est d’une facilité déconcertante et est essentielle au développement de l’activité.

Soyons clairs ! La prospection est indispensable, et c’est très souvent la prospection qui fait la différence entre un bon et un moins bon négociateur, ou entre agence performante et une agence qui l’est moins.

Mais alors, pourquoi est-il si compliqué d’envoyer ses collaborateurs en prospection ?

L’objectif de la prospection

Imaginer qu’un négociateur immobilier puisse performer sans prospection est complètement illusoire. La prospection fait partie intégrante de sa mission. Trouver des biens à vendre est la raison d’être du négociateur sans quoi il n’aura aucun bien à proposer à ses acquéreurs. La prospection est d’autant plus importante qu’elle permet au négociateur de découvrir des projets de vente avant la concurrence, ce qui représente un avantage non négligeable.

L’objectif de la prospection est donc d’une part de récupérer des informations de qualité sur la mise en vente ou en location prochaine de biens immobiliers, mais également de créer de la notoriété passive en diffusant la marque de l’agence ou de son réseau de manière régulière auprès des habitants d’un quartier.

La détermination et l’affectation de secteurs de prospection

Pour s’assurer que ses négociateurs partent en prospection, la première étape est de définir des secteurs dédiés à chaque négociateur. La responsabilisation du négociateur dans ce domaine est essentielle et ne sera acquise que si celui-ci est en mesure de récupérer le fruit de son travail. Sans secteur dédié, d’une part les bons prospecteurs travaillent pour les autres, et d’autre part il est impossible pour le manager de mesurer la réalité du travail bien fait.

Les secteurs de prospection doivent être répartis de manière équitable entre les négociateurs de l’agence. Cette répartition doit se faire sur la base de la proximité de l’agence, la densité des secteurs et les typologies de biens dans ces secteurs.

Enfin, les secteurs de prospection doivent être découpés selon des tailles raisonnables de manière à pouvoir mesurer facilement le travail effectivement fourni par le négociateur. En outre, la somme des secteurs de prospection d’un négociateur ne doit pas être trop grande afin qu’il puisse effectuer sa prospection sur les secteurs prioritaires de manière régulière. S’ils sont trop fournis, c’est que votre effectif est insuffisant ou que la zone de chalandise est trop importante. Pour bien faire, un négociateur doit disposer d’un nombre de boites aux lettres compris entre 4000 et 6000 boites aux lettres adressables.

A quelle fréquence doit être réalisée la prospection ?

Soyons clairs, la prospection, c’est tous les jours ! Qu’il pleuve, qu’il neige, qu’il vente, ou qu’il fasse un grand soleil !  Les collaborateurs auront la fâcheuse tendance d’avoir toujours mieux à faire : un client à rappeler, une estimation impossible à déplacer, une offre à attendre, un mail à rédiger…

La prospection doit être sacralisée avec un moment dédié dans la journée, en général le matin.

Une fois ce principe énoncé, il y aura bien entendu des exceptions, mais elles doivent rester des exceptions, et non devenir la règle.

Par ailleurs, il est important de déterminer les secteurs prioritaires qui doivent être régulièrement prospectés, c’est-à-dire une à deux fois par mois. A l’inverse certains secteurs moins prioritaires pourront être prospectés une fois par trimestre, selon qu’ils seront plus éloignés géographiquement de l’agence, ou éloignés du cœur de cible de l’agence. En tout état de cause, il est indispensable de faire preuve de régularité.

Quelle forme doit prendre la prospection ?

La prospection peut recouvrir énormément de formes différentes, selon la volonté du manager, les appétences des négociateurs, ou la structure de l’habitat prospecté.

La base est évidemment le « boitage ». Même s’il est passé de mode, et que les « stop pub » fleurissent sur les boites aux lettres, il reste un incontournable. Le principe est toujours le même : plus on est présent sur un secteur plus le prospect aura de chances de penser à nous lorsqu’il se posera la question de vendre ou de louer. Il aura pu pester contre le négociateur à cause de tout ce papier perdu, mais au final, c’est la raison pour laquelle il pensera à l’agence, en trouvant parfois que le négociateur « en veut » vraiment.

Le fameux « tap-tap », qui consiste à frapper aux portes pour récupérer des informations sur le voisinage est certainement le plus efficace mais également le plus compliqué pour certains négociateurs qui pourront le trouver intrusif. C’est néanmoins de cette façon que le négociateur se fera connaître à force d’échanges et de conseils distribués à cette occasion. Il récupèrera ainsi des informations « premium ». C’est évidemment dans les quartiers pavillonnaires que cette prospection a le plus de sens et sera la plus facile. Mais rien ne s’y oppose dans les copropriétés pour autant.

Rencontrer les acteurs du quartier est aussi un outil de prospection très qualitatif : commerçants, gardiens, conseillers syndicaux sont autant de personnes influentes dans le quartier et souvent au courant des dernières mises en vente.

Enfin, et pour finir, il ne faut pas négliger la prospection téléphonique qui permet de toucher des personnes à d’autres horaires que la prospection physique et qui peut donner lieu à de solides informations.

Bien entendu ces quelques méthodes de prospection ne sont pas exhaustives, et toute forme de prospection est la bienvenue pourvu qu’elle soit réalisée régulièrement.

Comment imposer et contrôler la prospection ?

Pour tout professionnel de l’immobilier, imposer la prospection est un combat de tous les jours auprès de ses équipes et le moindre centimètre concédé sera durement reconquis …

Pour imposer la prospection, il n’existe pas mille solutions : le manager doit adopter une posture stricte et ne jamais faire preuve de souplesse. Aucune discussion ne peut avoir lieu sur le bien-fondé de la prospection. L’argument mille fois avancé par les négociateurs qui estiment que le temps passé en prospection serait mieux utilisé à faire autre chose est faux !

La prospection doit donc être sacralisée, c’est-à-dire qu’elle doit se faire de manière régulière et si possible dans des créneaux horaires systématiques. Cela permet de mettre le collaborateur dans une routine dont il ne sortira pas, et pour le manager de pouvoir contrôler que ces derniers sont bien dehors à certaines heures dédiées.

En outre, elle doit être contrôlée, tant pour s’assurer qu’elle est effectuée, que pour l’organiser correctement et bien répartie sur le secteur du collaborateur. A ce titre, un certain nombre de logiciels de prospection proposent des solutions digitales performantes. Elles nécessitent néanmoins un travail significatif du négociateur à son retour pour rentrer dans le logiciel les données agrégées pendant sa prospection. En outre, l’utilisation de ces logiciels nécessite un paramétrage en amont souvent complexe, pour lequel le manager n’y apporte que trop rarement le temps nécessaire. Ces logiciels peuvent donc s’avérer contre-productifs dans l’exploitation des informations récupérées si mal exploités.

Dernier élément contribuant à la bonne réalisation de la prospection et à renforcer son utilité : le retour de prospection. Trop de managers se contentent aujourd’hui de vérifier que celle-ci est faite – ce qui est déjà essentiel – et passent ainsi à côté d’informations précieuses mal exploitées. Instituer systématiquement un retour de prospection avec ses équipes, individuellement ou collectivement sera le garant, d’une part de la bonne réalisation de la prospection mais également du suivi de la bonne exploitation de ces informations par le collaborateur. Ce retour de prospection et le suivi des informations permettra enfin de démontrer au collaborateur l’utilité de la prospection, enfin !

A éviter :

Laisser ses collaborateurs réaliser une prospection à la carte, quand ils le souhaitent et où ils le souhaitent. La prospection doit être organisée et contrôlée.

Une astuce :

Afin de disposer d’une solution simple de visualisation de la prospection réalisée par ses collaborateurs : imprimer la carte des secteurs du négociateurs à chaque début mois. Celui-ci « stabilote » les rues prospectées chaque jour à son retour de prospection. Cette solution, bien qu’ancestrale présente l’immense avantage de rendre visible instantanément l’état de la prospection du collaborateur au fur et à mesure de l’avancement du mois.

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Antoine Mesnard

Antoine MESNARD est le président fondateur de la société RECRUTIMMO, premier site d’emploi de l’immobilier. Après 10 années passées au sein de Directions de Ressources Humaines de grands groupes, il a entamé une carrière dans l’immobilier, au cours de laquelle il a, avec son associé, dirigé 6 agences de transaction et un cabinet de gérance immobilière (1500 lots de gestion). Il créé et dirige Recrutimmo depuis 2016 pour répondre aux difficultés de la profession dans le recrutement de nouveaux collaborateurs, en s’appuyant sur sa double expertise RH / Immobilier. Il est également formateur sur les thématiques du recrutement et du management dans l’immobilier.

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Vos réactions

  • Par Céline, il y a 26 jours

    Article bien dense sur tout ce qu’il faut savoir sur la prospection immobilière. En effet, c’est souvent un parcours du combattant mais aujourd’hui il existe des outils vraiment efficace qui permettent d’améliorer les principales tâches chronophages de l’immo

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